Materi KKPI

Membuat dan Menyimpan
Dokumen Sederhana
Pada Bab ini anda akan mempelajari cara :
Ø Menggunakan tombol toolbar dan menu
Ø Membuat dokumen baru
Ø Mengedit dokumen dan memperbaiki kesalahan
Ø Menyisipkan, mengganti dan menghapus teks
Ø Membatalkan dan mengulang perubahan
Ø Memberi nama dan menyimpan dokumen
Ø Export ke file PDF
Ø Membuka dan membuat duplikasi dokumen
Jika anda sudah terbiasa membuat dokumen dengan menggunakan Microsoft
Words, maka bukanlah hal yang sulit bagi anda untuk mempelajari bagaimana
cara membuat dokumen dengan menggunakan Open Office Writer, karena
hampir semua fitur-fitur yang terdapat pada Microsoft Words telah dimiliki oleh
Open Office Writer. Selain itu tampilannya pun tidak jauh berbeda dengan
Microsoft Words.
Anda dapat dengan mudah untuk membuat dokumen baru, mengedit,
menyisipkan, menghapus dan mengganti teks. Anda juga akan belajar cara
membuka dokumen, mengatur dokumen, memeriksa ejaan dan tata bahasa
serta mengedit kesalahan. Anda bahkan juga dapat dengan bebas untuk
berpindah dari satu dokumen teks ke aplikasi lain dari Open Office.
Pada bab ini, anda juga dapat mengetahui cara melakukan membatalkan dan
mengulang perubahan dan membuat backup file untuk dokumen yang
penting. Selain itu beberapa fasilitas tambahan yang disediakan akan
memberikan kemudahan bagi anda, antara lain fasilitas untuk export ke file
PDF dan extension lainnya.
BAB
1
Bagian 1 : Open Office Writer
1 - 2
Memulai Open Office Writer
Open Office Writer dalam dijalankan dengan dua cara, yaitu :
Word Processor
new
1. Melalui Menu Aplications | Office | Word Processor
2. Dari Open Office, tekan menu File | New | Text Document
atau tekan tombol New , pilihText Document
Saat memulai dengan Open Office Writer, maka akan tampil sebuah dokumen
kosong pada jendela yang memuat baris menu dan toolbar untuk
mempercepat dan mempermudah anda dalam membuat sebuah dokumen.
Baris menu akan menampilkan daftar perintah dan toolbar akan menampilkan
tombol-tombol dalam baris horizontal yang setiap tombol memiliki gambar
yang sesuai dengan fungsinya.
Baris Judul
Baris menu
Toolbar Standar
Toolbar Formatting
Status Bar
Properti Keterangan
Baris Judul Terletak pada baris paling atas dari window Open Office Writer. Teksnya
berisikan nama dokumen yang sedang aktif dan nama perangkat lunak.
Baris Menu Berada pada baris kedua dan berisikan menu pulldown Open Office Writer.
Toolbar
Standar
Berisi kumpulan tombol yang bertujuan untuk mempermudah penggunaan
Open Office Writer. Menekan salah satu tombol pada toolbar umunya sama
dengan memilih beberapa perintah dalam Menu Bar.
Toolbar
Formatting
Berisi kumpulan tombol untuk mengatur format dari dokumen, seperti
pengaturan jenis , style, ukuran huruf dan jenis perataan dokumen.
Ruler Elemen pembantu untuk mengatur margin dan tab dari dokumen aktif. Ruler
yang mendatar disebut Horizontal Ruler dan yang berdisi disebut Vertical
Ruler.
Area Teks Terletak dibagian tengah window. Area ini merupakan tempat pengetikan
dokumen.
Status Bar Bagian paling bawah dari aplikasi Open Office Writer, yang memberikan
informasi mengenai dokumen yang aktif, jumlah halaman, status penyisipan
kata, dan lain-lain.
Scroll Bar Bagian yang berfungsi untuk menggulung tampilan layar dokumen ke atas
atau ke bawah (Vertical Scroll Bar) maupun ke kiri atau ke kanan (Horizontal
Scroll Bar).
Scroll Bar
Ruler Area Teks
Bab 1 : Membuat dan Menyimpan Dokumen Sederhana
1 - 3
Menggunakan Tombol Toolbar dan Menu
Ada tiga cara perintah dalam Open Office Writer, yaitu :
Ø Melalui Baris Menu
Ø Melalui Toolbars
Ø Melalui Hotkeys (Shortcut Keyboard); yaitu perintah singkat / cepat
dengan menekan 1 atua lebih tombol keyboard, contoh : CTRL + S yang
berfungsi untuk menyimpan file aktif.
Open Office Writer dilengkapi dengan berbagai macam toolbar yang
menyediakan tombol-tombol pengganti instruksi/perintah yang sering
digunakan untuk mempercepat dan mempersingkat pekerjaan.
Toolbar standar
Standard Toolbars terdiri dari tombol-tombol yang sering digunakan mulai dari
pembuatan dokumen, penanganannya hingga pada pencetakannya.
Tombol Keterangan Tombol Keterangan
New Format Paintbrush
Open Undo
Save Redo
Document e-mail Hyperlink
Edit file Table
Export to PDF Show Draw Function
Print Find & Replace
Page Preview Navigator
Spellcheck Gallery
Auto Spellcheck Data Sources
Cut Nonprinting Characters
Copy Zoom
Paste Help
Bagian 1 : Open Office Writer
1 - 4
Formatting toolbars
Formating Toolbars terdiri dari tombol-tombol yang digunakan untuk mengatur
bentuk dan ukuran huruf, pengaturan peralatan (alignment), penomoran,
pemformatan style, indentasi, dan sebagainya.
Tombol Keterangan Tombol Keterangan
Styles & Formatting Align right
Apply style Justified
Font Name Numbering On/Off
Font Size Bulet On/Off
Font Bold Decrease Indent
Font Italic Increase Indent
Font Underline Font Color
Align Left Highlighting
Centered Background Color
Sebagai latihan menggunakan tombol toolbar, lakukan latihan berikut :
new
1. Pada toolbar standar, tempatkan pointer diatas tombol New. Klik tanda
panah bawah pada tombol New, akan menampilkan menu pilihan
aplikasi Open Office.
2. Pilih salah satu aplikasi. Untuk latihan pilih Text Document yang akan
membuka sebuah jendela baru dari Open Office Writer.
Dengan hasil yang sama tetapi melalui perintah pada baris menu, lakukan
latihan berikut :
1. Pada Menu File | New
2. Pilih salah satu aplikasi, yang akan membuka sebuah jendela baru.
Catatan :
Untuk membuka atau membuat aplikasi apapun dapat dilakukan dari aplikasi apa
saja. Misalkan jika anda sedang bekerja dengan sebuah Text Document dalam Open
Office Writer dan ingin membuat sebuah dokumen Spreadsheet, anda dapat lakukan
dengan menekan tombol new, dan pilih Spreadsheet. Dengan melakukan aksi ini,
maka akan tampil sebuah jendela baru dari Open Office Calc.
Bab 1 : Membuat dan Menyimpan Dokumen Sederhana
1 - 5
Menampilkan toolbar yang tersembunyi
Toolbar yang tampil pada dokumen awal adalah toolbar standar dan toolbar
formatting yang terdiri dari tombol-tombol yang sering digunakan, tetapi masih
ada beberapa tombol dari toolbar ini yang tidak ditampilkan. Untuk
menampilkan tombol-tombol yang tersembunyi ini lakukan cara berikut :
more buttons
1. Pada bagian ujung kanan disetiap toolbar (standar dan formatting),
terdapat tombol dengan gambar anak panah kebawah (drop-down),
bawa pointer ke tombol ini.
2. Klik tombol drop-down, dan pilih Visible Buttons
3. Tombol-tombol dengan tanda checklist berarti sudah terdapat di
toolbar, sedangkan tombol tanpa tanda cheklist berarti tombol tersebut
masih tersembunyi.
4. Untuk meletakkan tombol tersembunyi tersebut pada toolbar, klik
tombol yang dimaksud.
Menambahkan toolbar pada jendela
Selain toolbar standar dan toolbar formatting, anda juga bisa menambahkan
toolbar lain yang disediakan oleh Open Office Writer. Ada banyak jenis toolbar
yang disediakan diantaranya toolbar untuk mengatur Drawing, Picture, Bullet
and numbering, Align, Form, Frame, Table, Text dan lain sebagainya.
Anda dapat menambahkan toolbar ke jendela kerja melalui menu View |
Toolbar. Akan tampil menu pendek yang berisi daftar toolbar yang dapat
dipilih.
Membuat dan Mengedit Dokumen Sederhana
Untuk memulai sebuah dokumen sederhana, anda dapat mulai mengetik pada
lembar dokumen kosong seperti menggunakan Microsoft Word.
Dasar pembuatan dokumen
Sebelum melakukan pengetikan, harus dipahami beberapa tombol khusus
yang memliki fungsi operasi tertentu :
Tombol Keterangan
¿ (Enter) Mengakhiri paragraf dan memulai paragraf baru, atau membuat
satu baris kosong atau lebih diantara paragraf. Jangan
menggunakan tombol ini untuk memisahkan baris dalam satu
paragraf. Dengan adanya fasilitas word-wrap, teks secara
otomatis akan pindah ke baris awal baris berikutnya setelah anda
mencapai akhir baris dalam satu paragraf.
Tab memajukan insertion satu tanda tab ke depan.
¬­®¯ (Tombol Panah) memindahkan pointer ke posisi baru dalam dokumen
CTRL + ¬ berpindah ke kata sebelumnya
Bagian 1 : Open Office Writer
1 - 6
CTRL + ® berpindah ke kata berikutnya
CTRL + ­ bergerak ke paragraf sebelumnya
CTRL + ¯ bergerak ke paragraf berikutnya
Backspace menghapus satu karakter ke kiri
CTRL + Backspace menghapus satu kata ke kiri.
Del menghapus satu karakter ke kanan
CTRL + Del menghapus satu kata ke kanan
Insert memberikan dua pilihan antara modus sisip (insert) dan modus
tindih (overtype). Jika anda melihat tulisan OVR pada baris
status berarti anda sedang menggunakan modus Overtype.
PgUp memindahkan pointer satu halaman ke atas
PgDn memindahkan pointer satu halaman ke atas dan ke bawah
CTRL + HOME berpindah ke awal halaman
CTRL + END berpindah ke akhir halaman
Lakukan latihan ini dengan mengetikkan teks berikut :
Applicantion Office tekan Enter
Setelah membaca buku ini diharapkan anda dapat mengetahui dasar-dasar untuk
bekerja dengan Open Office. Jika Anda telah terbiasa bekerja dengan Microsoft Office
maka tidaklah terlalu sulit bagi anda untuk bekerja dengan Open Office.
tekan Enter
AutoSpellCheck
Catatan :
Garis merah bergelombang dibawah kata menunjukan fungsi AutospellCheck sedang
aktif. Kata dengan garis merah gelombang dibawahnya menunjukkan bahwa kata
tersebut salah pengejaannya (dalam bahasa Inggris). Untuk mengaktifkan dan
mengnon-aktifkan fungsi ini tekan tombol AutoSpellCheck.
Memperbaiki kesalahan
SpellCheck
Latihan berikut adalah untuk memperbaiki kesalahan eja yang ditandai
dengan garis merah bergelombang dibawah teks :
1. Bawa pointer pada kata yang ditandai garis merah bergelombang
( Applicantion)
2. Klik kanan pada mouse, akan menampilkan beberapa pilihan kata-kata
dengan ejaan yang benar.
3. Pilih kata Application untuk mengganti dan memperbaiki ejaan yang
salah.
4. Atau gunakan tombol SpellCheck untuk memperjelas kesalahan eja
dan memperbaikinya.
Menghapus teks
Untuk menghapus teks dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu dengan :
Bab 1 : Membuat dan Menyimpan Dokumen Sederhana
1 - 7
Ø klik tombol Delete untuk menghapus teks disebelah kanan titik sisip, atau
Ø klik tombol Backspace untuk menghapus teks disebelah kiri titik sisip.
Menyisipkan kalimat ke dalam paragraph
Latihan berikut adalah untuk menyisipkan sebuah kalimat tambahan kedalam
paragraph yang telah anda buat.
1. Tempatkan pointer pada awal kalimat Setelah membaca buku dan
ketikkan Bagian ini akan membahas dasar-dasar penggunaan Open
Office.
2. Tekan spacebar satu kali untuk memisahkan kalimat.
Mengganti teks dalam kalimat
Untuk mengganti teks yang telah anda ketikkan ikuti latihan berikut :
1. Bawa pointer pada awal kata Bagian di awal paragraph.
2. Highlight kata Bagian dengan menggeser pointer
3. ketikkan Buku. Teks Bagian akan berubah menjadi Buku.
Menghapus kata
Untuk menghapus kata dalam kalimat, lakukan langkah berikut :
1. Ketikkan kalimat berikut : Ayo Mengenal Open Office, tekan Enter
2. Klik dua kali pada kata Ayo.
3. Tekan tombol Delete, teks Ayo akan terhapus.
Hasil latihan anda akan tampak sama seperti ilustrasi berikut
Membatalkan dan mengulang perubahan
Perubahan yang telah dilakukan pada dokumen dapat dibatalkan dengan
menggunakan tombol Undo pada toolbar standar. Selain itu anda juga dapat
mengulang perubahan setelah melakukannya dengan menggunakan tombol
Redo pada toolbar standar.
Bagian 1 : Open Office Writer
1 - 8
Ø Tombol Undo akan membatalkan tindakan terakhir yang anda lakukan.
Ø Tombol Redo akan mengulang tindakan pembatalan yang baru saja
dilakukan.
Tombol Redo hanya aktif jika anda pernah menggunakan tombol undo.
Anda dapat berlatih menggunakan tombol Undo dan Redo dengan mengikuti
latihan berikut :
Undo
Redo
1. Tempatkan pointer pada paragraph akhir. Highlight teks Open Office.
2. Tekan tombol Delete
3. Tekan tombol Undo pada toolbar standar
4. Tekan tombol Redo pada toolbar standar, kemudian tekan kembali
tombol undo.
Sekarang anda dapat melihat perubahan yang dibatalkan dan pengulangan
perubahan
Membatalkan dan mengulang semua perubahan
Anda dapat membatalkan lebih dari satu atau semua tindakan, dan dapat juga
mengulang lebih dari satu atau semua perubahan. Untuk membatalkan
beberapa tindakan klik panah drop-down pada tombol Undo atau Redo. Anda
dapat memilih tindakan-tindakan yang akan dibatalkan. Untuk membatalkan
semua tindakan, highlight seluruh tindakan yang ada pada daftar, kemudian
klik dengan mouse.
Hampir semua perintah pada Writer dapat dibatalkan kecuali perintah
membuat, membuka, menyimpan dan mencetak dokumen.
Menyimpan Dokumen
File dokumen yang telah dibuat dengan menggunakan Open Office Writer jika
disimpan akan memiliki extensi .odt sebagai defaultnya. Selain itu juga dapat
disimpan kedalam format Microsoft Word, html, text dan format lainnya.
Latihan berikut adalah untuk menyimpan dokumen sederhana yang sudah
dibuat.
Save
1. Pada toolbar standar klik tombol Save.
2. Untuk menyimpan file pada folder yang baru, klik pada Browse for
other folders, akan tampil jendela Save yang berikutnya.
3. Klik tombol Create Folder untuk membuat folder baru
4. Pada kotak Name, ketikkan nama folder Latihan Writer, seperti pada
gambar dibawah ini
Bab 1 : Membuat dan Menyimpan Dokumen Sederhana
1 - 9
3. Setelah mengetikkan nama folder baru, tekan Enter.
4. Klik dua kali pada folder Latihan Writer, sehingga folder ini aktif
5. Pada kotak Name yang paling atas, ketik Latihan1.
6. Klik Save untuk menyimpan dan menutup kotak dialog Save.
Menutup dokumen
Untuk menutup dokumen, dapat dilakukan dengan klik tanda silang diujung
kanan atas window atau lakukan hal berikut :
1. Klik menu bar File | Close
2. Bila muncul pesan seperti dibawah ini :
Folder aktif
Nama Folder
Baru
Nama File
Bagian 1 : Open Office Writer
1 - 10
3. Klik Tombol Save.
Tombol Discard untuk menutup dokumen tanpa menyimpan perubahan pada
dokumen. Tombol Cancel untuk batal menutup dokumen.
Export file
Anda dapat membuat file PDF atau XHTML melalui fasilitas yang disediakan
oleh Open Office Writer.
Latihan berikut adalah untuk export file .odt ke file .pdf
1. Klik Menu File | Export atau Export as PDF, akan tampil kotak dialog
Export
2. Klik pada pilihan File type:PDF – Portable Document Format(.pdf),
akan tampil daftar pilihan type file
3. Pada daftar, default tipe file adalah PDF, tetapi dapat anda ganti
dengan format lain yang disediakan.
4. Pada kotak Name, isikan nama file Latihan1 untuk format PDF.
5. Klik Save untuk memulai export file kedalam format PDF.
Membuka dan Membuat Dokumen Duplikasi
Dokumen yang telah anda buat dapat anda buka kembali dengan menekan
tombol Open pada toolbar standar. Anda dapat mengedit dokumen yang telah
anda buka.
Bab 1 : Membuat dan Menyimpan Dokumen Sederhana
1 - 11
Membuka dokumen yang telah disimpan
Lakukan latihan berikut untuk membuka file Latihan1 yang telah anda simpan.
Open
1. Pada toolbar standar, tekan tombol Open, atau menu File | Open.
2. Pilih folder tempat file yang akan dibuka tersimpan (folder Latihan
Writer).
3. Setelah folder Latihan Writer aktif, pada daftar nama-nama file akan
terlihat file yang sudah disimpan sebelumnya.
4. Pilih file Latihan1.odt, klik tombol Open. Dokumen Latihan1 akan tampil
pada jendela.
Membuat dokumen duplikasi
Untuk mengamankan file yang asli atau untuk membuat backup atas
dokumen penting, anda dapat membuat duplikasi dari file yang asli. File
duplikasi ini harus anda simpan dengan nama yang berbeda dari file yang
asli.
Bagian 1 : Open Office Writer
1 - 12
Save As
Untuk membuat file dengan nama baru, lakukan langkah berikut :
1. Pada toolbar standar tekan tombol Save As, atau menu File | Save
As.
2. Pada Name, ketikkan Intro
3. Klik Save